چطور یک فایل سند ورد را به فایل CSV تبدیل کنیم؟

فایل CSV که مخفف عبارت Comma Seperated Values  یکی از قدیمی ترین انواع فرمت های فایل است که عمر آن تقریبا به نیم قرن می رسد. این گونه فایل ها معمولا محتویاتی از جمله مقادیر عددی دارند که به وسیله کاما ” , ” از هم جدا شده اند. برخی از نرم افزارها هستند که فایل ورودی و خروجی شان صرفا به صورت CSV   است.
اگر در ورد فایلی داشته باشید که دارای چنین محتویاتی است، معمولا با تبدیل آن به فرمت CSV  می توانید از آن یک خروجی خوب بگیرید تا بتوانید به هر ترتیبی شده از آن در برنامه های خاص استفاده کنید.
خب ما در این مقاله قصد داریم شیوه تبدیل ورد به CSV  را به شما یاد دهیم.

این مطلب شاید بیشتر به درد بازاریاب ها بخورد. اگر شما در این امر دستی داشته اید احتمالا بارها شده که ایمیل های مختلف را جمع آوری کنید. اگر این ایمیل ها را در داخل، یک سند ورد قرار داده باشید، معمولا نام و ادرس ایمل ها را با یک کاما جدا کرده اید. این محتویات ممکن است به صورت زیر باشد:

پیش از تبدیل ورد به CSV محتویات فایل ورد شما به صورتی است که شباهت به این تصویر دارد. متن و کاما در کنار هم که می خواهیم این کاما ها جدا شوند.

متوجه می شوید که ابتدا اسم و بعد یک کاما و بعد آدرس ایمیل و بعد باز یک کاما ارائه شده است. خب می خواهیم حالا شیوه تبدیل ورد به CSV را برای این محتویات یاد بگیریدم. 
شاید بخواهید این محتویات را به ستون و سطرهای مجزا تبدیل کنید.
برای این کار، ابتدا به بخش file در سند ورد خود بروید:

روی این آپشن کلیک کنید تا به یک پنل که به صورت ساید بار در سمت چپ نرم افزار واقع شده، وارد شوید:

در این لیست می توانید “Save As.” را ببینید. روی همین آپشن کلیک کنید.
در ادامه یک لیست بلند بالا باز می شود که باید در میان انواع فرمت ها Plain Text را انتخاب کنید.
این انتخاب موجب می شود که فایل شما به صورت TXT ذخیره شود.

در نهایت روی عبارت Save کلیک کنید تا تغییرات ذخیره شود.
وقتی که روی ذخیره کلیک می کنید، یک پیام هشداری تقریبا وسیع نمایش داده می شود. این جا به شما هشدار داده می شود که انواع فایل هایی که در این سند وجود دارد مثل عکس و غیره، در متن ذخیره نمی شود. نگران این هشدار نباشید. در نهایت روی OK کلیک کنید:

تا به این جا نیمی از راه تبدیل ورد به CSV  را رفته اید.
در ادامه که فایل ذخیره شد، به سراغ اکسل بروید و آن را باز کنید. در حقیقت مابقی مسیر تبدیل ورد به CSV  توسط اکسل انجام می شود. پس بیاد داشته باشید که فایل مورد نظر را در انتها در کجا ذخیره کرده اید چرا که برای تبدیل ورد به CSV  نیاز به فایلی دارید که در ورد ذخیره کرده اید.

از روی آپشن هایی که نمایش می دهد، Open را انتخاب کنید:
در این جا لازم است که به محل ذخیره فایل متنی با فرمت TXT  بروید و فایل را پیدا کنید و از اکسل بخواهید آن را باز کند. خب اگر نمی توانید این فایل را پیدا کنید می توانید فرمت فایل را به صورت Text File تنظیم کنید تا تمام فایل های متنی موجود در پوشه یا مسیر مورد نظرتان نمایش داده شود:

وقتی که فایل مورد نظر را پیدا کردید آن را انتخاب کنید و open را بزنید تا فایل باز شود. حین باز شدن یک پنجره به نام Text Import Wizard باز می شود.
در این جا آپشن های مختلفی وجود دارد. در این میان وسط صفحه گزینه Delimited را می توانید ببینید.
در ادامه باید مشخص کنید که سطر های شما از کدام قسمت محتوای تان باید ایجاد شود. من در این قسمت ۱ را انتخاب کرده ام و شما هم بهتر است که این گزینه را انتخاب کنید تا دیتایی از دست ندهید.

در نهایت روی Next کلیک کنید.
با این انتخاب بخش دیگری باز می شود که باید تنظیماتی را در آن انجام دهید. در این صفحه، بخشی وجود دارد به نام Delimiters  که در سمت چپ قرار دارد. در این قسمت علامت کاما  Comma را انتخاب کنید. در نهایت باز هم روی Next کلیک کنید:

صفحه ای که باز می شود، صفحه پایانی است. در این قسمت باید ماهیت محتویات ستون ها را مشخص کنید. به طور معمول شما می توانید فرمت های مختلف را مشخص کنید اما در بخش column data format بهتر است که General را انتخاب کنید تا هر نوع دیتایی در آن بگنجد. ( مخصوصا اگر برای ایمیل است، بهتر است این آپشن انتخاب شود چرا که ایمیل ها معمولا حاوی متن، و عدد هستند )

در نهایت روی Finish کلیک کنید.

در اواسط تبدیل تبدیل ورد به CSV خروجی فایل شما به صورت این تصویر خواهد بود.

آن چه در ادامه مشاهده می شود، در حقیقت، یک فایل است که در قالب دلخواه آپشن ها را از هم جدا کرده و یک لیست مرتب به صورت سطر و ستون در اختیارتان قرار می دهد.
خب حالا که تا به اینجا تلاش کرده اید نمی توانید فایل را به همین صورت رها کنید چون همه چیز به حالت قبل بر می گردد پس باید فایل CSV را ذخیره کنید.
برای این کار، در برنامه اکسل خود، به قسمت file بروید:

در این قسمت Save As را انتخاب کنید:

در این قسمت شما باید CSV  را پیدا کنید اما در انواع فرمت ها، می توانید چند نمونه مختلف برای CSV  ببینید:

CSV UTF-8
CSV (Macintosh)
CSV (MS-DOS)

در حقیقت بین آپشن شماره ۱ با شماره ۳ تفاوت جزیی وجود دارد.
اگر شما از کاربران مک هستید آپشن دوم را انتخاب کنید

بر این اساس فرمت مورد نظر خود را انتخاب کنید و بعد ذخیره را انجام دهید. از این به بعد هر وقت که به مکان ذخیره فایل بروید و آن را باز کنید می توانید محتویات فایل را به صورت سطر و ستون های مجزا مشاهده کنید.
این فرمت برای نظم دهی اطلاعات بسیار عالی است.
نکته ای که وجود دارد این است که ممکن است برخی نرم افزارهای انلاین یا اندرویدی نیز وجود داشته باشید که در تبدیل فرمت مورد نظر به شما کمک کند.
در هر صورت، مساله  تبدیل ورد به CSV چیزی نیست که در آن درمانده شوید.
منبع
Source: GooyaIT

این نوشته در دسته‌بندی نشده ارسال و برچسب شده است. افزودن پیوند یکتا به علاقه‌مندی‌ها.